Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) hat im Jahresbericht 2025 einen eigenen Abschnitt der E-Mail-Nutzung bei Abwesenheit und beim Ausscheiden von Beschäftigten gewidmet. Anlass war keine einzelne Bußgeldentscheidung, sondern eine Reihe von Beratungsanfragen zum Umgang mit personalisierten E-Mail-Konten von ausgeschiedenen oder länger abwesenden Mitarbeitenden. Die zentrale Frage dahinter: Ob und wie Arbeitgeber auf das Postfach zugreifen dürfen, wenn der Inhaber selbst nicht mehr da ist.
Die Behörde empfiehlt, das Problem gar nicht erst entstehen zu lassen. Erster Schritt: prüfen, ob ein personalisiertes Postfach überhaupt nötig ist, oder ob eine Funktionsadresse reicht, etwa buchhaltung@verantwortlicher.de. Eine Funktionsadresse kann nach dem Ausscheiden einzelner Beschäftigter einfach weitergeführt und von mehreren Personen genutzt werden, ohne dass jemand in ein privates Postfach schauen muss. Bleibt es bei personalisierten Postfächern, sollten Beschäftigte angewiesen werden, zukunftsrelevante Inhalte für Kolleginnen und Kollegen außerhalb des eigenen Postfachs abzulegen. Für Abwesenheiten empfiehlt der Bericht einen Abwesenheitsassistenten, der informiert, dass eingehende Mails nicht gelesen werden, und bei dauerhafter Abwesenheit die vollständige Abschaltung des Postfachs. Ausdrücklich abgeraten wird von einem Catch-all-Postfach, das nicht zuordenbare Mails sammelt, weil dafür in aller Regel keine Rechtsgrundlage besteht.
Was beim Ausscheiden gilt: Wer die Stelle länger oder dauerhaft verlässt, sollte laut Bericht vorher persönliche und private E-Mails im eigenen Postfach löschen. Betriebliche Mails werden an die Nachfolge weitergeleitet oder gelöscht, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Ist das nicht mehr möglich, etwa bei einer fristlosen Kündigung, empfiehlt die Behörde, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die ausschließlich zur Wahrung der schutzwürdigen Interessen des ehemaligen Beschäftigten Einsicht nimmt, betriebliche Mails aussortiert und erkennbar private Mails unverzüglich löscht. Als Beispiele nennt der Bericht ein Mitglied des Betriebsrats, die betriebliche Datenschutzbeauftragte oder eine von den Betroffenen selbst bestimmte Person.
Was rechtlich gilt, wenn private Nutzung untersagt war: Die Weiterleitung oder Kenntnisnahme von E-Mails ausgeschiedener Mitarbeitender durch die Geschäftsführung ist laut Bericht zulässig, wenn die E-Mail-Nutzung ausdrücklich nur zu betrieblichen Zwecken erlaubt und die private Nutzung ausdrücklich untersagt war. Aber auch dann muss jede einzelne Mail geprüft werden: Der private Charakter kann sich schon aus dem Header oder dem Betreff ergeben. Erst wenn daraus kein privater Charakter erkennbar ist, darf die Mail geöffnet werden. Zeigt sich dann doch ein privater Inhalt, ist die Mail sofort wieder zu schließen, ohne sie weiterzulesen. In jedem Fall muss die betroffene Person über eine solche Maßnahme informiert werden.
Wenn private Nutzung erlaubt ist: Ist die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse zugelassen, empfiehlt der Bericht eine schriftliche Betriebs- oder Dienstvereinbarung. In jedem Fall sollten Verantwortliche schriftlich festlegen, ob und in welchem Umfang private Nutzung erlaubt ist, bevor der erste Abwesenheitsfall eintritt.
Kleine Betriebe trifft dieselbe Frage: Gerade kleine Betriebe ohne eigene IT- oder Personalabteilung nutzen häufig personalisierte Postfächer für alles, Kundenkontakt, Buchhaltung, Angebote. Wenn dann jemand in Urlaub geht, länger krank ist oder kündigt, steht die Frage sofort im Raum, ohne dass vorher etwas geregelt wurde. Genau diese Situation beschreibt der Bericht als häufigen Beratungsanlass.
Für die Praxis heißt das: Wer heute noch kein schriftliches Regelwerk hat, ob und wie private E-Mail-Nutzung erlaubt ist und wer im Abwesenheits- oder Kündigungsfall ins Postfach schauen darf, sollte das vor dem nächsten Urlaub oder der nächsten Kündigung klären, nicht erst wenn das Postfach schon geöffnet werden musste.
Quelle: BlnBDI, Jahresbericht 2025, Abschnitt B-XI-1, abgerufen am 08.07.2026 unter datenschutz-berlin.de/jahresbericht-2025/#B-XI-1.
Dieser Beitrag ist eine an die Allgemeinheit gerichtete Darstellung von Rechtsfragen und keine Rechtsdienstleistung (§ 2 Abs. 1 und Abs. 3 Nr. 5 RDG). Er prüft keinen Einzelfall und ersetzt keine anwaltliche Beratung. Maßgeblich ist allein der Gesetzestext in seiner geltenden Fassung; Stand: 11.07.2026.